जब आपको व्यवसाय मेमो लिखने की आवश्यकता होती है, तो आरंभ करने के लिए फिल-इन टेम्पलेट का उपयोग करना सहायक हो सकता है। प्रारूप को पहले ही सेट कर लिया गया है और जानकारी को व्यवस्थित करने के तरीके के बारे में एक सामान्य मार्गदर्शिका वास्तव में समय बचाने वाली हो सकती है। अगली बार जब आपको वितरण के लिए एक मेमो का मसौदा तैयार करने की आवश्यकता हो, तो यहां दिए गए प्रिंट करने योग्य मेमो में से एक का उपयोग करें।
अनुकूलन योग्य नमूना व्यापार मेमो टेम्पलेट्स
उदाहरण बिजनेस मेमो टेम्प्लेट पीडीएफ दस्तावेजों के रूप में स्थापित किए जाते हैं जिन्हें आप संपादित, सहेज और प्रिंट कर सकते हैं। बस उस छवि पर क्लिक करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और यह आपके लिए अनुकूलित करने के लिए खुल जाएगी। यदि आपको दस्तावेज़ों के साथ काम करने में सहायता की आवश्यकता है, तो इसे देखेंप्रिंट करने योग्य गाइड.
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सामान्य फिल-इन मेमो
यदि आप एक ऐसा मूल टेम्पलेट चाहते हैं जो मेमो को प्रारूपित करने के लिए मार्गदर्शन प्रदान करता हो, तो यह मूल, भरण-पत्र फ़ॉर्म एक बढ़िया विकल्प है।
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सामान्य ज्ञापन टेम्पलेट
प्रेरक ज्ञापन
यदि आपको ऐसा मेमो लिखने की आवश्यकता है जो प्रकृति में अधिक प्रेरक हो, तो इस फॉर्म को चुनें। इसमें प्रारूप मार्गदर्शिका के साथ नमूना प्रेरक भाषा शामिल है।
नमूना प्रेरक ज्ञापन
निर्देश ज्ञापन उदाहरण
यह नमूना दस्तावेज़ एक अच्छा प्रारंभिक बिंदु है यदि आपको एक मेमो लिखने की आवश्यकता है जो एक निर्देश को संप्रेषित करता है, साथ ही कार्रवाई की एक विशिष्ट सूची के साथ, जिसे लेने की आवश्यकता है,
निर्देश ज्ञापन उदाहरण
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तकनीकी मेमो उदाहरण
यदि आप एक मेमो लिख रहे हैं जो किसी तकनीकी परियोजना या उसके विनिर्देशों से संबंधित विवरण की रूपरेखा तैयार करता है, तो इस उदाहरण मेमो को चुनें।
नमूना तकनीकी ज्ञापन
कर्मचारियों के लिए नमूना मेमो
मेमो का उपयोग अक्सर कर्मचारियों को महत्वपूर्ण जानकारी संप्रेषित करने के लिए किया जाता है। मेमो टेम्प्लेट विशेष रूप से कर्मचारियों और प्रबंधकों के बीच बातचीत के दस्तावेज़ीकरण प्रदान करने में सहायक हो सकते हैं जिनकी आवश्यकता हैमानव संसाधनउद्देश्य।
- एक कर्मचारी अनुशासनात्मक ज्ञापन अक्सर अनुशासनात्मक कार्रवाई या सुधारात्मक प्रतिक्रिया वार्तालापों को दस्तावेज करने के लिए उपयोग किया जाता है।
- एक प्रदर्शन समीक्षा ज्ञापन अक्सर औपचारिक अनुवर्ती कार्रवाई के लिए प्रयोग किया जाता हैप्रदर्शन मूल्यांकनमुलाकात।
बॉस के लिए उदाहरण मेमो
कर्मचारियों और उनके पर्यवेक्षकों के बीच सभी मेमो बॉस द्वारा शुरू नहीं किए जाने चाहिए। ऐसी परिस्थितियाँ होती हैं जिनमें एक कर्मचारी अपने पर्यवेक्षक या कंपनी की नेतृत्व टीम के किसी अन्य सदस्य को एक ज्ञापन लिखना चाहता है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी जो एक नकारात्मक मूल्यांकन प्राप्त करता है जिसके साथ वह असहमत है, इसका उपयोग करने से लाभ उठा सकता हैखंडन उदाहरण ज्ञापनएक प्रतिक्रिया का मसौदा तैयार करने में मदद करने के लिए एक गाइड के रूप में।
अन्य मेमो प्रकार
बेशक, ये एकमात्र प्रकार के मेमो नहीं हैं जिन्हें आपको बनाने की आवश्यकता हो सकती है। अन्य विकल्पों में आंतरिक रूप से बिक्री संवर्धन की घोषणा करने वाले मेमो, या लेखांकन से संबंधित मेमो जैसे a . शामिल हो सकते हैंक्रेडिट ज्ञापनया एडेबिट ज्ञापन, कुछ के नाम बताएं। मूलभूतख़ाकादस्तावेज़ बनाने के कारण की परवाह किए बिना समान है।
मेमो टेम्प्लेट के साथ कैसे काम करें
इन टेम्प्लेट के साथ काम करना आसान है। एक बार फ़ाइल खुलने के बाद, कोई भी आवश्यक परिवर्तन करते हुए संपादित करने के लिए कहीं भी क्लिक करें।
- उदाहरण के लिए, आप प्रेषक का नाम, प्राप्तकर्ता का नाम और प्रतियां प्राप्त करने वाले लोगों का नाम निर्दिष्ट करने के लिए क्लिक कर सकते हैं।
- आप वर्तमान तिथि भी दर्ज कर सकते हैं और अपनी खुद की विषय पंक्ति दर्ज कर सकते हैं।
- नमूना टेक्स्ट निकालने के लिए टेक्स्ट क्षेत्र में क्लिक करें और अपना टेक्स्ट जोड़ें।
- ध्यान से प्रूफरीड करें, सुनिश्चित करें कि यह अच्छी तरह से लिखा गया है, त्रुटि मुक्त है और उस संदेश को ठीक से संप्रेषित करता है जिसे आप बताना चाहते हैं।
- दस्तावेज़ को अपने कंप्यूटर या USB फ्लैश ड्राइव में सहेजें ताकि आपके पास आपके द्वारा बनाए गए मेमो का स्थायी रिकॉर्ड हो।
- इसे प्राप्तकर्ताओं को भेजें, या तो प्रतियों को प्रिंट और वितरित करके या इसे पीडीएफ अटैचमेंट के रूप में ईमेल करके भेजें।
- जब आप भविष्य में इसी तरह के दस्तावेज़ लिखते हैं, तो भरे हुए मेमो को शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग करें।
मेमो का उपयोग कब करें
मेमो का उपयोग तब किया जाना चाहिए जब आप अपने संगठन के एक या एक से अधिक व्यक्तियों को लिखित रूप में जानकारी देना चाहते हैं। वे नीति या प्रक्रिया परिवर्तनों के बारे में जानकारी साझा करने, निर्देशों की एक विस्तृत सूची प्रदान करने या एक व्यक्ति के साथ जानकारी साझा करने के लिए विशेष रूप से सहायक होते हैं जिसे दूसरे को कॉपी करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक एक उपलब्धि के लिए एक कर्मचारी की प्रशंसा करते हुए एक ज्ञापन लिखना चाह सकता है जिसमें एक प्रति उसके कर्मियों की फाइल में रखी जाए।
मेमो आमतौर पर अक्षरों के बजाय आंतरिक संचार के लिए उपयोग किए जाते हैं, जो आमतौर पर बाहरी पत्राचार के लिए उपयोग किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, मेमो का उपयोग आम तौर पर कर्मचारियों, सहकर्मियों और पर्यवेक्षकों जैसे आंतरिक दर्शकों के साथ संवाद करने के लिए किया जाता है, लेकिन बाहरी दर्शकों जैसे ग्राहकों या आपूर्तिकर्ताओं के साथ नहीं। उन्हें वितरण के लिए मुद्रित किया जा सकता है या प्राप्तकर्ताओं को ईमेल किया जा सकता है।
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मेमो लेखन युक्तियाँ
इस प्रकार के दस्तावेज़ को बनाने के लिए किसी भी समय मुख्य मेमो लेखन चरणों का पालन करें। जैसा कि सभी कार्यस्थल पत्राचार के साथ होता है, मेमो में उचित स्तर की व्यावसायिकता व्यक्त की जानी चाहिए। उन्हें दृश्य अपील के लिए प्रारूपित किया जाना चाहिए और आसानी से स्किम्ड किया जाना चाहिए, साथ ही गुणवत्ता, समझने योग्य लेखन को प्रतिबिंबित करना चाहिए।
मेमो आपके रचनात्मक लेखन कौशल को चमकने देने का स्थान नहीं है। इसके बजाय, सीधे और स्पष्ट रूप से संवाद करें ताकि संदेश को गलत समझने की संभावना कम हो। लक्षित दर्शकों के लिए उपयुक्त स्तर पर लिखें और उपयुक्त स्वर का प्रयोग करें। ऐसे संक्षिप्त वाक्यों और शब्दावली का प्रयोग करें, जिन्हें अपेक्षित श्रोता आसानी से समझ सकें। सीधे काम की बात पे आओ।
दर्शकों की जरूरतों को पूरा करना
प्राप्तकर्ता महत्वपूर्ण, समय पर सूचना को संप्रेषित करने के लिए एक मेमो की अपेक्षा करेंगे। एक ज्ञापन प्रारूप का उपयोग उस सूचना के प्रसार में निरंतरता प्रदान करता है।
