अपनी कंपनी के लिए नीतियां और प्रक्रियाएं विकसित करते समय, पहले इस प्रकार के दस्तावेज़ों के उदाहरणों की समीक्षा करना बहुत फायदेमंद हो सकता है। बेशक, आपके अंतिम संस्करण को आपकी कंपनी की वास्तविक प्रथाओं को प्रतिबिंबित करने की आवश्यकता है, लेकिन रिक्त स्क्रीन से शुरुआत करने के बजाय प्रेरणा के लिए पहले से मौजूद दस्तावेज़ से शुरू करना सहायक हो सकता है। नई नीति लागू करने से पहले, लागू संघीय, राज्य और स्थानीय कानूनों के अनुपालन के लिए अपनी कंपनी के कानूनी सलाहकार द्वारा इसकी समीक्षा कर लें। यहां दिए गए नमूने केवल सूचना के उद्देश्यों के लिए हैं और कानूनी सलाह का गठन नहीं करते हैं।
नमूना उपस्थिति नीति
एक कंपनी की उपस्थिति नीति को प्रमुख शर्तों को परिभाषित करना चाहिए, अनुपस्थिति की रिपोर्ट करने के लिए प्रक्रियाओं को निर्दिष्ट करना चाहिए और लागू परिणामों का विवरण देना चाहिए।
संबंधित आलेख- कर्मचारी विकास के लिए दृष्टिकोण
- कार्यस्थल में डिमोटिवेटर
- जापानी व्यापार संस्कृति
नमूना उपस्थिति नीति
नमूना पेरोल प्रक्रियाएं
इस प्रकार की नीति का उद्देश्य कंपनी की वेतन अवधि को परिभाषित करना, भुगतान तिथियां निर्दिष्ट करना और पेरोल करों के बारे में विवरण प्रदान करना है और कर्मचारियों को अपने समय की रिपोर्ट करने की आवश्यकता कैसे है। यह भी शामिल करने की सलाह दी जाती है कि कैसे गार्निशमेंट को संभाला जाता है और कर्मचारियों को उनके दायित्व के बारे में सूचित किया जाता है कि वे कर उद्देश्यों के लिए अपना पता चालू रखें।
पेरोल प्रक्रियाएं
नमूना क्रेडिट कार्ड उपयोग नीति
यदि आप कर्मचारियों को कंपनी क्रेडिट कार्ड जारी करते हैं, तो उनके लिए ऐसी नीति पर हस्ताक्षर करना अनिवार्य है जो उपयोग दिशानिर्देशों की रूपरेखा तैयार करती है।
क्रेडिट कार्ड उपयोग नीति
ड्रेस कोड नीति
कार्यस्थल परिधान के लिए अपेक्षाओं को निर्दिष्ट करने वाली लिखित नीति प्रदान करना एक अच्छा विचार है। यहां प्रदान की गई नमूना नीति एक व्यावसायिक आकस्मिक दृष्टिकोण की रूपरेखा तैयार करती है, हालांकि इसे किसी भी कार्यस्थल की जरूरतों को पूरा करने के लिए समायोजित किया जा सकता है।
व्यापार आकस्मिक ड्रेस कोड
समय से बाहर नीतियां
चाहे आपकी कंपनी पेड टाइम ऑफ (पीटीओ) या बीमार छुट्टी और छुट्टी के समय का संयोजन प्रदान करती है, उपयोग के लिए प्रक्रियाओं को स्पष्ट रूप से रेखांकित करना महत्वपूर्ण है। इसके अतिरिक्त, यदि आपकी कंपनी फैमिली मेडिकल लीव एक्ट (FMLA) के तहत एक कवर नियोक्ता है, तो आपके पास एक लिखित FMLA पॉलिसी भी होनी चाहिए (और उसका पालन करें)।
- भुगतान की अवधि समाप्त : यह उदाहरण नीति इस बात का स्पष्ट विवरण प्रदान करती है कि टाइम ऑफ कैसे अर्जित और अर्जित किया जाता है, अधिकतम समय की राशि जो अर्जित की जा सकती है, जब कोई कंपनी छोड़ता है तो उसका भुगतान कैसे किया जाता है और टाइम ऑफ कैसे शेड्यूल किया जाता है।
- बीमारी के लिए अवकाश : यह नीति स्पष्ट रूप से बताती है कि कर्मचारी बीमार छुट्टी कैसे कमाते हैं और किन शर्तों के तहत इसे लिया जा सकता है। यह इस बारे में भी ब्योरा देता है कि बीमार छुट्टी लेने वाले कर्मचारियों को नियोक्ता को कैसे सूचित करना चाहिए और किस प्रकार के दस्तावेज प्रदान किए जाने चाहिए।
- छुट्टी : यह दस्तावेज़ छुट्टी के समय के लिए विशिष्ट कंपनी नीति का एक उदाहरण है। यह पात्रता और प्रोद्भवन के साथ-साथ पॉलिसी के तहत उपार्जित समय का उपयोग करने के लिए अनुमोदन का अनुरोध करने की प्रक्रियाओं का विवरण प्रदान करता है।
- एफएमएलए : इस FMLA नीति में FMLA पात्रता, योग्यता ईवेंट, प्रमाणन आदि से संबंधित जानकारी शामिल है। आपकी प्रमाणन प्रक्रियाओं को आधिकारिक के उपयोग की आवश्यकता होनी चाहिएएफएमएलए फॉर्मश्रम विभाग (डीओएल) के माध्यम से उपलब्ध है।
कार्यस्थल सुरक्षा नीतियां
सुरक्षा सभी कार्य परिवेशों में महत्वपूर्ण है, हालांकि नीतिगत आवश्यकताएं प्रदर्शन किए गए कार्य के प्रकार से जुड़े जोखिम की प्रकृति और स्तर के आधार पर बहुत भिन्न होती हैं।
- निर्माण सुरक्षा : यह उदाहरण निर्माण कार्य स्थलों के लिए विशिष्ट सुरक्षा आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए लिखा गया है।
- हेल्थकेयर सुरक्षा : जॉन्स हॉपकिन्स मेडिसिन द्वारा उपयोग की जाने वाली वास्तविक सुरक्षा नीतियों की समीक्षा करें ताकि यह समझ सकें कि स्वास्थ्य सेवा संगठन के दस्तावेज़ीकरण में क्या शामिल किया जाना चाहिए।
- कार्यालय सुरक्षा : जबकि कार्यालय का वातावरण सबसे खतरनाक कार्य आवश्यकताएं नहीं हैं, फिर भी जोखिम हैं। यह नमूना इस प्रकार के कार्यस्थल के लिए सामान्य सुरक्षा चिंताओं को संबोधित करता है।
- स्वास्थ्य और सुरक्षा : इंफ्रास्ट्रक्चर हेल्थ एंड सेफ्टी एसोसिएशन (आईएचएसए) द्वारा प्रदान किए गए उदाहरण कार्य वातावरण की एक विस्तृत श्रृंखला को कवर करते हैं।
- वाहन बेड़े की सुरक्षा और उपयोग : एक बीमा कंपनी द्वारा प्रदान की गई, यह व्यापक नीति कंपनी के स्वामित्व वाले वाहनों के उपयोग को नियंत्रित करती है।
ड्रग और अल्कोहल नीतियां
ऐसी नीति का होना महत्वपूर्ण है जो मादक द्रव्यों के सेवन पर आपकी कंपनी के रुख को स्पष्ट करे और किसी भी दवा और शराब परीक्षण प्रक्रियाओं को चित्रित करे। आपके श्रमिकों के मुआवजे बीमा प्रदाता के पास एक मानक दवा और शराब नीति होने की संभावना है जिसकी वे अनुशंसा करते हैं या इसकी आवश्यकता होती है। यदि नहीं, तो आपको इनमें से कोई एक उपयुक्त लग सकता है।
- मादक द्रव्यों का सेवन : यह नीति पूर्व-रोजगार, कारण-आधारित और यादृच्छिक दवा और शराब परीक्षण के लिए प्रक्रियाओं के साथ-साथ नीति उल्लंघन के लिए निषेध, प्रक्रियाओं और परिणामों का विवरण देती है।
- दवा मुक्त कार्यस्थल : यह उदाहरण थोड़ा और आगे जाता है, जिसमें ऑफ-ड्यूटी व्यवहार जैसे मुद्दों को शामिल किया गया है जो कंपनी की प्रतिष्ठा को प्रभावित कर सकते हैं और व्यक्ति के लिए निर्धारित दवा का उपयोग नहीं कर सकते हैं।
नोट: यह एक ऐसा क्षेत्र है जो नियामक आवश्यकताओं के संबंध में तेजी से बदल रहा है। आपको इसके बारे में पता होना चाहिए OSHA नियम 2016 में पारित हुआ जो पूरे बोर्ड, दुर्घटना के बाद दवा परीक्षण की आवश्यकता के लिए नियोक्ताओं के अधिकारों को सीमित करता है। यह जानना भी महत्वपूर्ण है कि ऐसे राज्य हैं जहां नियोक्ता चिकित्सा शर्तों वाले कर्मचारियों के लिए दवा नीतियों को लागू नहीं कर सकते हैं।
स्टाफिंग नीतियां और प्रक्रियाएं
किसी भी कंपनी के लिए कर्मचारी चयन प्रक्रिया को नियंत्रित करने वाली विशिष्ट नीतियों और प्रक्रियाओं का होना महत्वपूर्ण है। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि उम्मीदवारों के साथ उचित व्यवहार किया जाता है और कंपनी समान रोजगार अवसर (ईईओ) आवश्यकताओं के साथ शिकायत करती है।
- पूर्व-रोजगार प्रक्रियाएं : यह दस्तावेज़ पूर्व-रोजगार प्रक्रिया के सभी पहलुओं का वर्णन करता है, जैसे कि आवेदन कैसे स्वीकार किए जाते हैं; संभावित कर्मचारियों को कौन सी जानकारी प्रदान करनी चाहिए; साक्षात्कार, पृष्ठभूमि की जांच, दवा परीक्षण और अन्य पूर्व-रोजगार जांच कैसे आयोजित की जाती हैं; और रोजगार की पेशकश कैसे की जाती है।
- भर्ती और चयन : यहां आपको अधिक कर्मचारियों को काम पर रखने की आवश्यकता की पहचान होने के बाद क्या करना है, इसके लिए प्रक्रियाएं मिलेंगी, जैसे कि नौकरी पोस्ट करना (आंतरिक / बाहरी), रिज्यूमे या आवेदन की समीक्षा करना, साक्षात्कार करना, उम्मीदवारों का चयन करना और पदों की पेशकश करना।
- बाहरी भर्ती नीति : बाहरी उम्मीदवारों को काम पर रखने की प्रक्रिया आंतरिक पदोन्नति से निपटने के समान नहीं है। यह नमूना नीति एक संरचित तरीके से काम पर रखने के लिए इस दृष्टिकोण के प्रबंधन के लिए एक दृष्टिकोण की व्याख्या करती है।
- साक्षात्कार दिशानिर्देश : साक्षात्कार आयोजित करते समय उपयोग करने के लिए प्रबंधकों को काम पर रखने के लिए यह अवलोकन साक्षात्कार प्रक्रिया के सभी पहलुओं को शामिल करता है, नौकरी कर्तव्यों और प्राथमिकताओं के आधार पर उम्मीदवारों को कम करने से लेकर वास्तव में साक्षात्कार की योजना बनाने और आयोजित करने तक।
नई किराया नीतियां और प्रक्रियाएं
नई किराया प्रक्रिया के विभिन्न चरणों के लिए एक संरचित प्रक्रिया होना उचित है।
- नया नियुक्त : यह नमूना नीति चरण-दर-चरण बताती है कि एचआर और प्रबंधकों को एक नया भाड़ा ऑनबोर्डिंग की तैयारी में क्या करना चाहिए, साथ ही साथ उनके रोजगार की प्रारंभिक अवधि के दौरान क्या कदम उठाने चाहिए।
- कर्मचारी उन्मुखीकरण : यह सामान्य अवलोकन कर्मचारी अभिविन्यास के लिए समय सीमा और जिम्मेदारियों का वर्णन करता है। इस नमूना कर्मचारी अभिविन्यास और नई किराया चेकलिस्ट को विशिष्ट प्रक्रियाओं के रूप में अपनाने पर विचार करें।
- नई कर्मचारी सलाह प्रक्रिया : यदि आपकी कंपनी के पास टीम के नए सदस्यों के लिए औपचारिक परामर्श कार्यक्रम है, तो उम्मीदों और दिशानिर्देशों को रेखांकित करने वाले औपचारिक प्रक्रियाओं के दस्तावेज को एक साथ रखना फायदेमंद हो सकता है। शुरू करने के लिए इस सामुदायिक कॉलेज उदाहरण की समीक्षा करें।
प्रौद्योगिकी उपकरण नीतियां
एक अच्छी तरह से लिखी गई नीति विशिष्ट नियमों का पालन करने का वर्णन करती है और जिनका पालन करने की आवश्यकता है। ज्यादातर मामलों में, सभी कर्मचारियों को लिखित नीतियों और प्रक्रियाओं का पालन करना होता है। कुछ नीतियां केवल प्रबंधकीय या वेतनभोगी कर्मचारियों पर लागू होती हैं।
- कंप्यूटर उपयोग : एसोसिएशन ऑफ कॉरपोरेट काउंसल द्वारा प्रदान की गई, यह कंप्यूटर उपयोग नीति फायदेमंद हो सकती है यदि आप एक काफी सरल नीति की तलाश कर रहे हैं जो बुनियादी नियमों की रूपरेखा तैयार करती है।
- इंटरनेट, ई-मेल और कंप्यूटर का उपयोग : यदि आप अधिक जटिल प्रौद्योगिकी नीति की समीक्षा करना चाहते हैं, तो टेक्सास कार्यबल आयोग का यह दस्तावेज़ एक अच्छा उदाहरण है।
- सामाजिक मीडिया : आधुनिक व्यापार जगत में सोशल मीडिया नीति का होना आवश्यक है। आप जो भी नीति अपनाएं वह अनुपालन में होनी चाहिए राष्ट्रीय श्रम संबंध बोर्ड (NLRB) दिशानिर्देश .
- सेल फोन : यह नमूना सेल फोन/स्मार्टफोन नीति कार्यस्थल में और साथ ही कंपनी के स्वामित्व वाले मोबाइल उपकरणों के लिए व्यक्तिगत सेल फोन के उपयोग के संबंध में मार्गदर्शन प्रदान करती है।
- दूरसंचार : कुछ कंपनियां अन्य प्रौद्योगिकी-आधारित नीतियों से अलग दूरसंचार नीति स्थापित करती हैं। यदि ऐसा कुछ है जिसमें आपका संगठन रुचि रखता है, तो कैलिफ़ोर्निया विश्वविद्यालय द्वारा उपयोग की जाने वाली इस नीति की समीक्षा करने पर विचार करें।
लिखित नीतियों के प्रमुख लाभ
लिखित नीतियों को लागू करने से नियोक्ताओं के लिए कई लाभ होते हैं। प्रमुख लाभों में से एक यह है कि आप असंगति से बचते हैं। एक लिखित नीति विशिष्ट कार्य स्थितियों को संभालने के लिए प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को स्पष्ट निर्देश देती है। यदि कोई कर्मचारी कालानुक्रमिक रूप से धीमा है, तो नीति परिणाम बताती है।
बेशक, लिखित नीतियां और प्रक्रियाएं सिर्फ शुरुआत हैं - पर्यवेक्षकों को वास्तव में उनका पालन करना होगा और उन्हें लगातार लागू करना होगा। जब प्रबंधक लिखित नीति का पालन करते हैं, तो आप एक प्रबंधक को एक मंद कर्मचारी को आग लगाने से बच सकते हैं और दूसरा प्रबंधक केवल मंद कर्मचारी को चेतावनी देता है, जो एक अनुचित या भेदभावपूर्ण वातावरण बना सकता है।
अपनी नीतियों को लिखित में रखने से कर्मचारियों को ठीक-ठीक पता चल जाता है कि अच्छी स्थिति में बने रहने के लिए उन्हें क्या करने की आवश्यकता है। पॉलिसी हैंडबुक का उपयोग करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक यह है कि नए कर्मचारी इस बात की पुष्टि करते हैं कि उन्होंने हैंडबुक में नीतियों का पालन करने के लिए सहमति व्यक्त की है। यदि कोई व्यक्ति किसी एक पॉलिसी को तोड़ता है, तो आपके पास इस बात का सबूत है कि अपमानजनक कर्मचारी समय से पहले नियमों को जानता था और उसे उसके कार्यों के लिए जवाबदेह ठहराया जाना चाहिए।
कानूनी समीक्षा का महत्व
कभी भी नमूना नीतियों और प्रक्रियाओं का उपयोग न करें जो आपको ऑनलाइन मिलती हैं, क्योंकि आपके द्वारा अपनाई जाने वाली किसी भी नीति को आपकी कंपनी में वास्तविक प्रथाओं को प्रतिबिंबित करने की आवश्यकता होती है। वे सभी लागू कानूनों और विनियमों के अनुपालन में भी होने चाहिए, और राज्य और स्थानीय अनुपालन आवश्यकताओं में महत्वपूर्ण अंतर हो सकते हैं। नीतियों और प्रक्रियाओं को अंतिम रूप देने से पहले आपको हमेशा रोजगार कानून के लिए विशिष्ट अनुभव वाले लाइसेंस प्राप्त वकील से परामर्श लेना चाहिए, चाहे वे व्यक्तिगत दस्तावेज हों या कर्मचारी हैंडबुक या प्रक्रिया मैनुअल बनाने के लिए संयुक्त हों।
